Forskningsprogrammet 2012-13: Informasjon til prosjektledere


UTBETALING AV TILSKUDD

Nettverksekretariatet utbetaler vanligvis tilskudd i etterkant i form av krav om refusjon av utlegg eller reiseoppgjør i henhold til godkjent budsjett.

Noen utgifter kan også dekkes direkte. Det gjelder flyreiser, som sekretariatat bestiller direkte gjennom HRG. Det gjelder visum, som sekretariatet kan søke om på vegne av prosjektleder. Det gjelder også hotellopphold i Norge. Ta kontakt med sekretariatet når du ønsker å bestille en reise, hotell eller søke om visum.

Utgifter som dekkes direkte ved fakturering er innkjøp av faglitteratur og oversettelse. Ved fakturering oppgis følgende:

Navn: Tibetnettverket og prosjektleders etternavn
Bestillerkode: 143 200
Fakturaadresse: Universitetet i Oslo
Regnskapsseksjonen - Sentralt Fakturamottak
Postboks 1074 Blindern
0316 Oslo

For innkjøp av utstyr gjelder egne retningslinjer (se info under).

INNKJØP AV UTSTYR

PROSJEKTLEDERE ANSATT VED NTNU, UiB og UiT:

Utstyr kjøpes inn ved egne institutt. Sekretariatet vil overføre midler til innkjøp i henhold til årlig godkjent budsjett etter faktura. Prosjektleder plikter å levere egen regnskapsrapport samt kopi av bilag for alle innkjøp til sekretariatet i henhold til årlige frister for prosjektrapportering. Eventuelle ubrukte midler skal returneres til Nettverket når prosjektet er avsluttet.

PROSJEKTLEDERE ANSATT VED UiO:

Tibetnettverkets bestillerkode '143 200' oppgis ved fakturering i forbindelse med innkjøp av utstyr (se detaljert fakturainformasjon ovenfor).

REFUSJON AV UTLEGG

PROSJEKTLEDERE VED NTNU, UiB, og UiT:

Det er mulig å få refundert utlegg ved å sende kvitteringer samt oversikt over utgifter (last ned mal) til sekretariatet. I oversikten fører man opp utgiften i riktig valuta og regner det om til norske kroner med nøyaktig kurs for ved tidspunkt for utgiften. Kvitteringene teipes (ikke bruk stifter) opp på egne A4-ark, slik at det er lett å ta kopier av alle bilag.

Kvitteringer og oversikt sendes til sekretariatets adresse:
Tibetnettverket
Institutt for kulturstudier og orientalske språk
Pb. 1010 Blindern
0315 Oslo

Krav om refusjon skal være godkjent av norsk prosjektleder i forkant av oversendelse til sekretariatet i form av signatur på utgiftsoversikt eller bekreftende e-post. Ved refusjon skal utgiftene også være i henhold til godkjent budsjett og Nettverkets retningslinjer for bruk av prosjektmidler.

Ved refusjon skal utgiftene dokumenteres i form av originale kvitteringer. Kopi av kvittering godtas ikke. Det skal gå tydelig fram både hva slags utgift det er, og at den faktisk er betalt.

Husk at om kvitteringen gjelder mat/servering/bevertning av noe slag, må det også følge med en deltakerliste.

Kvitteringene lagres i 10 år og kan hentes ut igjen ved eventuelle garantisaker eller liknende.

Ved utbetaling av refusjoner, får du tilsendt en lønnslipp. Utbetalingen vil normalt ta mellom to og fire uker, og kan sjelden fremskyndes. På lønnsslippen er utbetalingen spesifisert etter art, dvs. type utgift, slik at du muligens må legge sammen flere summer for å komme til totalsummen du noterte deg da sendte skjemaet til Nettverksekretariatet. (Det er lurt å beholde en kopi for kontroll).

Kjøp og betaling via internett

Ved kjøp av varer og tjenester på internett med betalingskort, må transaksjonen dokumenteres med minimum 2 av følgende vedlegg:

  • Utskrift av kvitteringsbilde/bilder på internett. En slik kvittering må inneholde tydeligvis pris og antall på varer som er bestilt. Det må også vises at transaksjonen er gjennomført. I denne sammenheng, gjøres det oppmerksom på at det kan være behov for å ta print av flere skjermbilder.
  • Original faktura fra kortselskapet eller bankutskrift/bankkvittering. Hvis det benyttes debitkort fra nettbank som ikke gir originale dokumenter, kan utskrift av kontoutskrift/kvittering fra nettbank godtas. Ved kredittkort bruk, kan originalfaktura erstattes med transaksjonsbekreftelse fra kortselskap om nødvendig. Dette tilbyr Diners elektronisk. Amex kan gi dette ved henvendelse til kundeservice.
  • Pakkseddel hvis denne mottas.
PROSJEKTLEDERE ANSATT VED UiO:

Fyller ut utgiftsrefusjonskjema elektronisk i HR-portalen. Det er viktig at kostnadstilordningen blir korrekt: Før opp '143 200' som kostnadssted, '210 125' som ordre samt prosjekttiltak. Kontakt sekretariatet hvis du ikke kjenner til tiltaksnummeret på prosjektet.

Skriv i merknadsfeltet at utgiftsrefusjonen skal videresendes av lokal attestant til økonomikonsulent ved IKOS, UiO, Sathya Sritharan, for videre behandling. Vennligst send utgiftsrefusjonen inkludert originalbilag med internposten til Stina Petersen, Tibetnettverket, IKOS, UiO.

REISEREGNINGER VED REISE/FELTARBEID I TIBET

Norske prosjektledere og prosjektdeltakere skal søke om innreisetillatelse via sekretariatet for å få oppholdet i Tibet dekket med prosjektmidler fra Tibetnettverket. Det må søkes om innreisetillatelse senest en måned i forkant av planlagt reise.

Se Nettverkets gjeldende satser for reiser/feltarbeid Tibet og satser for reise/gjesterforskeropphold i Norge 2012-14.

PROSJEKTLEDERE OG PROSJEKTDELTAKERE ANSATT VED NTNU, UiT, OG UiB:

Prosjektledere og prosjektdeltakere ansatt ved NTNU, UiT og UiB signerer og leverer reiseregning (last ned mal) til sekretariatet så snart som mulig etter reisens slutt, og senest innen utgangen av inneværende år.

På baksiden av reiseregningen settes hele reiseplanen opp – også punkter som ikke innebærer utgifter som skal refunderes. Der man skal ha utgiftene refundert fører man opp utgiften i riktig valuta, og regner det om til norske kroner med nøyaktig kurs for reisens tidspunkt. I tillegg må utgiften dokumenteres med original kvittering inkludert boarding pass for flyreiser.

I feltet under fører man opp eventuelle hotellutgifter, og andre utgifter i forbindelse med reisen. Disse må også dokumenteres med original kvittering. Overnattingssted skal alltid oppgis på egen linje nest nederst på siden.

Trekk i kostgodtgjørelsen beregnes av utregnet 100%-sats for Tibetnettverket, med følgende trekkprosent: Frokost; 10%, Lunsj: 40% Middag: 50%.

Man fører opp antall døgn så vil sekretariatat dele på to. Utbetalingen av reiseregningene skjer på samme måte som ved refusjon av utlegg.


PROSJEKTLEDERE OG PROSJEKTDELTAKERE ANSATT VED UiO:

Prosjektledere og prosjektdeltakere ansatt ved UiO fyller ut reiseregninger elektronisk i HR-portalen. Det er viktig at kostnadstilordningen blir korrekt: Før opp '143 200' som kostnadssted, '210 125' som ordre samt prosjekttiltaket. Kontakt sekretariatet hvis du ikke kjenner til tiltaksnummeret på prosjektet.

Skriv i merknadsfeltet at reiseregningen skal videresendes av lokal attestant til økonomikonsulent ved IKOS, UiO, Sathya Sritharan for videre behandling. Vennligst send reiseregningen inkludert originalbilag med internposten til Stina Petersen, Tibetnettverket, IKOS, UiO.


REISEFORSKUDD: Prosjektleder og prosjektmedlemmer kan søke om reiseforskudd til sekretariatet ved lengre utenlandsopphold/feltarbeid. Elektronisk utfylt søknad om reiseforskudd må leveres inn til sekretariatet senest fem uker i forkant av reisen. Oppgjørsdato føres opp på søknad og er siste frist for innlevering av reiseregning. Oppgjørsdato er vanligvis en måned etter reisens slutt. Hvis det ikke er mulig å holde denne fristen er det mulig å foreslå alternativ dato samt begrunne årsak i søknadsskjema.

GJESTEFORSKEROPPHOLD I NORGE

Nettverket har egne satser for gjesteforskeropphold i Norge.

Sekretariatet kan bistå med reservasjon av bolig ved norske partnerinstitusjoner i forbindelse med gjesteforskeropphold, men det er viktig å gi beskjed i god tid. Sekretariatet kan også bistå med søknad om visum til Norge og bestilling av reise. Ved lengre gjesterforskeropphold utbetales en månedlig stipend som skal dekke alle utgifter utenom bolig. Gi beskjed til sekretariatet senest fire uker i forkant av gjesteforskers opphold om stipendutbetaling.